Cum sa iti folosesti telefonul mai eficient

In cadrul unui job ce presupune contactul permanent cu diferite persoane, telefonul poate fi utilizat intr-un mod eficace daca tii cont de un plan. Urmatoarea lista include o serie de sfaturi simple si testate care iti pot transforma telefonul intr-o instrument care functioneaza la maximul potentialului sau!

1. Ai mereu in vedere scopul cu care telefonezi.

Multe dintre noi vorbesc prea mult la telefon. Clarifica-ti scopul cu care telefonezi inainte de a forma numarul. Daca te ajuta, scrie-ti pe o foaie “declaratia scopului”convorbirii impreuna cu 3 aspecte principale pe care doresti sa le abordezi in cursul convorbirii. Apoi pune-le in aplicare!

2. Fii atent la tipul de persoana pe care o suni.

Cu exceptia momentelor cand dai telefoane formale legate de marketing sau sondaje de opinie, stii cate ceva despre persoana de la celalt capat al firului. Gandeste-te la nevoile persoanei/ oamenilor pe care ii suni. Revizuieste-ti “declaratia scopului” ca atare inainte de a suna.

3. Incepe cum trebuie!

Comunica scopul convorbirii inca de la inceput, si intreaba mereu daca persoana respectiva este disponibila in momentul acela. Daca este ocupata stabileste un alt moment pentru a reveni cu telefonul.

4. Utilizeaza nume ori de cate ori este posibil.

Prezinta-te, spunandu-ti numele, de fiecare data cand suni pe cineva. Spune-l pe litere sau sunete, daca este nevoie (ex. Eu le spun oamenilor “Numele meu este Vuocolo; Vuh-co-lo; ganditi-va la “Coca-Cola!”). Afla numele celeilalte persoane de la inceput si utilizeaza-l pe tot parcursul conversatiei.

5. Fii atenta la si constienta de tonul pe care il ai.

Pune intrebari deschise care permit un raspuns. Acorda intreaga atentie conversatiei respective si nu ceda tentetiei de a face doua sau trei lucruri in acelasi timp asteptandu-te in acelasi timp ca telefonul tau sa-si atinga scopul. Zambeste! Te ajuta sa ai o voce prietenoasa. Daca esti suparata sau emotionata, amana convorbirea pe mai tarziu cu exceptia cazului cand este necesar sa suni neaparat in momentul respectiv.

6. Asculta cu atentie.

Fii atenta la primele cuvinte rostite de persoana pe care ai sunat-o. Iti poti da seama de o multime de lucruri dupa primele secunde de convorbire daca asculti cu atentie. Iti poti da seama daca respectiva persoana manca, era in mijlocul unei discutii, lucra in gradina sau era la o petrecere. Hotaraste-te daca vei continua convorbirea sau vei suna mai tarziu in functie de ceea ce auzi in fundal. Este mai bine sa stabilesti o alta convorbire decat sa deranjezi si probabil ca atunci ii vei capta mai bine atentia!

7. Evita sa pornesti afaceri de amploare pe cat posibil.

Lasa afacerile importante pentru sedintele fata in fata, pe cat posibil. Daca acest lucru nu este posibil treci cu precautie de la introducere la scopul convorbirii. Aminteste-ti ca un telefon care suna deranjeaza de obicei persoana sunata si acorda-le timp sa se acomodeze inainte de a aborda vreun subiect important.

8. Evita altercatiile.

Daca ai vesti proaste, sau vreo problema dificila de discutat cu cineva, evita sa o lamuresti la telefon cu exceptia cazului cand este o urgenta.

9. Argumenteaza-ti punctul de vedere in mod calm si nu agresiv!

Expune-ti punctul de vedere folosind argumente, intr-o maniera pozitiva. Daca ai probleme cu argumentarea incearca totusi sa-ti prezinti ideile stand in picioare in timpul convorbirii. Acest lucru te poate ajuta sa fi cat mai vioaie si directa, chiar daca cealalta persoana nu te poate vedea. Cu toate ca prin intermediul fibrelor optice s-ar putea ca in curand sa se-ntample si acest lucru!

10. Treci printr-o recapitulare verbala.

Inainte de a incheia convorbirea recapituleaza toate aspectele asupra carora ati cazut de acord. Repeta date importante, ore, locuri si mentioneaza cum si cand poti fi contactat.
Sursa: ejobs.ro